12 Сентября 2017

7 правил интернет-переписки 

Больше не нужно утомлять голубей, почтальонов и почтовых лошадей: каждый из нас давным-давно использует для переписки электронную почту и чаты. И пусть «Достопочтимые государи» и «Битьё челом» канули в Лету вместе с сургучными печатями, эпистолярный этикет никто не отменял! Как по электронной почте поздравить, уведомить, порадовать и познакомиться вежливо — выясняли Манки-авторы.

1. Форматирование текста

Человека встречают по одёжке, а письмо — по форматированию! Следим внимательно: в тексте шрифт непременно должен быть одного начертания и размера. Выделение особенно важных мест жирным шрифтом приветствуется. А вот подчёркивания старательно избегаем — не то ещё адресат начнёт кликать по несуществующей гиперссылке! Ядерные цвета и кричащие ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ (вот такие, ага) презрительно обходим стороной. Не комильфо! Не забываем разделять текст на абзацы, которые отбиты друг от друга пустой строкой.

2. Стройность мысли

Хорошее письмо, как и хорошая статья, заключает в себе одну важную идею/тему и правильно выстроено. Для начала — всегда, всегда приветствуем адресата по имени и подписываемся в конце (добавляя свои контакты)! Затем выбираем тему. Необходимо обсудить с начальством и повышение зарплаты, и нового клиента, и фильм, который вы смотрели на корпоративе? Разбиваем послание на несколько! Идеальное письмо, легкое для усвоения, должно содержать в себе несколько выделенных жирным шрифтом основных мыслей и их подробную расшифровку. Детали и пояснения желательно систематизировать в списки, разделённые буллитами. Краткость — наше всё. Всегда обходимся без подробностей там, где без них можно обойтись.

e3d26708368eb00e6ad06ad00203796b

3. Грамотность

Грамматические ошибки в любом вежливом тексте, разумеется, под запретом. Кстати, в их число входит употребление бесчисленного количества точек, пробелов, восклицательных и вопросительных знаков подряд! Никаких возмущений в стиле «????!!!!?!?!» и задумчивости вроде «…..» В деловой переписке вето налагается и на смайлики, а вот в дружеской вполне можно позволить себе парочку скобочек)))

4. Оформление письма

Отправляем сообщение не в мессенджере, а по электронной почте? Тщательно заполняем тему письма, а если отправляем ответ на уже полученную весточку — анализируем, стоит ли менять тему. Например, бывает, что когда-то давно отправлялось «Предложение о сотрудничестве», и уже полгода боссу идут отчёты под таким же заголовком. Никуда не годится! Адрес пишем в последнюю очередь, когда текст письма тщательно вычитан. Будет очень неловко, если важному человеку улетит незаконченное послание! Да, и ещё — использовать для деловой переписки почтовый ящик с адресом в стиле detka@ или isuperstar@ явно не стоит. Обращаясь к незнакомцу, обязательно поясняем, кто мы, и не просим ничего, что могло бы потребовать дополнительных усилий за пределами почты. Например, просить у незнакомца номер телефона, чтобы обсудить «кое-что важное» — верх неприличия.

dd25e5ea0b42565487912a275f1dc29d

5. Ответ

Сообщение пришло нам? На него желательно ответить в течение 20 минут, максимум — одного дня. Если переписка идёт в мессенджере или соцсети, и собеседник видит, прочитано ли сообщение — придётся отвечать сразу же «после вскрытия»! Не готовы моментально ответить на заданный вопрос самым детальным образом? Так и пишем: «Извините, в данный момент не могу написать, но в течение дня непременно дам подробный ответ!» Обещание, естественно, исполняем.

6. Время написания

Конечно, электронная почта — это не телефонный звонок, и сообщением в 3 часа ночи вряд ли можно кого-то побеспокоить и, тем более, разбудить. Но всё же для деловой переписки лучше придерживаться тактичных временных рамок и отправлять послания не ночью. Шлём письмо в обед с 13:00 до 14:00 или вечером с 18:00 до 21:00 — тогда больше шансов, что отдохнувший оппонент увидит его одним из первых и сразу же ответит.

7. Общий тон

В переписке, как и в живом общении, лучше всего подстроиться под собеседника. Потенциальный клиент оказался крайне эмоциональным и бесконечно шлёт стикеры и эмодзи? Нет ничего плохого в том, чтобы и его порадовать парочкой мордашек. Некоторые предпочитают подряд прислать десять очень коротких сообщений, другие умещают все свои мысли в одно большое послание. Подстраиваемся под собеседника — и общий язык найдётся гораздо быстрее!

 

Выясняла детали этикета с уважением к любимым читателям,

Анжела Малышева